Weniger Suchwege
Auftrag, Nachtrag und Abrechnung stehen bei derselben Lehrkraft. Die Ablage folgt dem Verwaltungsvorgang statt dem Speicherort.
Für Honorarlehrkräfte
Die Liste, die Ihre Honorarverwaltung zusammenführt
Honorarmappe führt Lehraufträge, Honorarabrechnungen und abgabepflichtige Entgelte an einer Stelle. Für Musikschulen, Volkshochschulen sowie Tanz- und Kunstschulen, die ihre Unterlagen für Prüfung und Jahresmeldung geordnet halten müssen.
- Für Bildungsträger entwickelt
- Pilotphase mit Erstanwendern
- Deutsche Rechtsquellen erläutert
- Struktur für Prüfungen
Viele Einzeldateien
Eine Pflicht, mehrere unverbundene Listen
Bei Honorarlehrkräften hängt die Beurteilung nicht an einem Vertragsmuster allein. Auftrag, tatsächliche Durchführung, Abrechnung und Meldungen müssen im Zusammenhang nachvollziehbar sein.
Unklare Auftragsakten
Lehraufträge liegen oft neben E-Mails, Stundenplänen und Vertragsnachträgen. Bei Rückfragen fehlt der vollständige Verlauf zu einer Lehrkraft.
Getrennte Honorarlisten
Abrechnungen werden in verschiedenen Tabellen erfasst oder extern vorbereitet. Änderungen am Auftrag erreichen die Abrechnung nicht immer zuverlässig.
Aufwendige KSK-Sammlung
Abgabepflichtige Entgelte werden zum Jahresende aus Einzeldateien zusammengesucht. Die Grundlage der Meldung bleibt schwer prüfbar.
Prüfung ohne Überblick
Bei einer Betriebsprüfung werden Unterlagen aus mehreren Ablagen benötigt. Die Verwaltung muss den Zusammenhang erst unter Zeitdruck herstellen.
Ein geordneter Ablauf
Vom Lehrauftrag bis zur Jahresmeldung
Honorarmappe bildet die Arbeitsschritte ab, die in Schulen und Trägerverwaltungen ohnehin anfallen. Die Anwendung ersetzt keine rechtliche Statusprüfung, sie schafft aber eine vollständige und geordnete Dokumentationsgrundlage.
1
Lehrauftrag anlegen
Sie erfassen Lehrkraft, Fach, Zeitraum, Vergütung und die zugehörigen Unterlagen. Ergänzungen und Änderungen bleiben dem Vorgang zugeordnet.
2
Honorare zuordnen
Abrechnungen werden der jeweiligen Lehrkraft und dem Auftrag zugeordnet. So ist erkennbar, welche Zahlungen auf welcher Grundlage erfolgt sind.
3
Meldungen vorbereiten
Abgabepflichtige Entgelte werden für die Künstlersozialkasse gesammelt. Für Vorspiele und Konzerte können Sie die Angaben für GEMA-Vorgänge separat festhalten.
Für den Verwaltungsalltag
Die Akte bleibt bei der Lehrkraft
Honorarmappe konzentriert sich auf Vorgänge rund um selbständige Lehrkräfte in Bildungseinrichtungen. Jede Funktion dient der geordneten Vorbereitung von Auskunft, Abrechnung oder Meldung.
Lehrkräfteakte
Führt Stammdaten, Aufträge und zugehörige Unterlagen pro Lehrkraft zusammen.
Lehraufträge
Erfasst Laufzeit, Fach, Umfang, Vergütung und Ergänzungen eines Auftrags.
Dokumentenablage
Ordnet Verträge, Nachträge und Nachweise dem passenden Vorgang zu.
Honorarübersicht
Hält Abrechnungen und Zahlungen je Lehrkraft nachvollziehbar bereit.
KSK-Sammlung
Kennzeichnet Entgelte, die für die Jahresmeldung geprüft werden sollen.
Fristenkalender
Erinnert an intern festgelegte Termine und wiederkehrende Verwaltungsaufgaben.
GEMA-Vorgänge
Hält Angaben zu Vorspielen, Konzerten und zugehörigen Meldungen zusammen.
Prüfungsmappe
Stellt die Unterlagen eines Vorgangs für Rückfragen strukturiert zusammen.
Was sich ordnet
Unterlagen, die im Zusammenhang lesbar bleiben
Die Verwaltung behält nicht nur einzelne Dateien, sondern den Verlauf eines Lehrauftrags im Blick. Das hilft bei internen Übergaben ebenso wie bei Rückfragen von außen.
Bessere Übergaben
Neue Mitarbeitende sehen, welche Unterlagen zu einem Auftrag gehören. Offene Punkte lassen sich anhand der Akte nachvollziehen.
Vorbereitung auf Prüfung
Sie können Unterlagen nach Lehrkraft und Zeitraum zusammenstellen. Die Dokumentation unterstützt die eigene Auskunftsfähigkeit gegenüber Prüfern.
Jahresmeldung geordnet
Abgabepflichtige Entgelte werden laufend zugeordnet statt erst zum Jahresende gesucht. Die Meldung bleibt mit den Einzelvorgängen verknüpft.
Rechtsrahmen im Blick
Pflichten, die sich nachschlagen lassen
Honorarmappe erklärt keine Rechtslage durch Behauptungen, sondern orientiert sich an nachprüfbaren Vorgaben. Die Anwendung ersetzt keine Rechtsberatung und keine Entscheidung im Einzelfall.
Julien Jimenez
Julien Jimenez ist Herausgeber und Autor der Fachbeiträge von Honorarmappe.
Honorarmappe befindet sich in der Pilotphase. Gesucht werden Erstanwender aus Musikschulen, Volkshochschulen sowie Tanz- und Kunstschulen, die ihre Anforderungen einbringen möchten.
Künstlersozialabgabe melden
Unternehmen und Einrichtungen, die selbständige Künstler oder Publizisten beauftragen, müssen die gezahlten Entgelte unter den gesetzlichen Voraussetzungen der Künstlersozialkasse melden. Die Meldung der Entgelte für ein Kalenderjahr ist spätestens bis zum 31. März des Folgejahres abzugeben.
Grundlage: § 27 Abs. 1a Künstlersozialversicherungsgesetz, KSVGAufzeichnungen zur Abgabe
Abgabepflichtige haben Aufzeichnungen über die gezahlten Entgelte zu führen. Die Aufzeichnungen müssen Angaben enthalten, die eine Prüfung der Abgabepflicht und der Bemessungsgrundlage ermöglichen.
Grundlage: § 28 Künstlersozialversicherungsgesetz, KSVGOrdnung digitaler Unterlagen
Wer Bücher und sonst erforderliche Aufzeichnungen in elektronischer Form führt, muss deren Ordnungsmäßigkeit beachten. Die GoBD konkretisieren hierfür die Anforderungen der Finanzverwaltung an Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit.
Grundlage: § 146 Abgabenordnung, AO; BMF-Schreiben vom 28. November 2019, GoBDPreise für die Pilotphase
Ein Tarif, der zur Schulgröße passt
Die Preisstruktur richtet sich nach der Zahl der Honorarlehrkräfte je Schule. Für den frühen Zugang besprechen wir zunächst, ob die vorhandenen Abläufe zu Honorarmappe passen.
Pilotzugang
Für Schulen, die Honorarmappe vor dem regulären Einsatz gemeinsam erproben möchten.
0 Eurofür die Pilotvereinbarung
- Einführungsgespräch
- Einrichtung eines Testbereichs
- Rückmeldung zu Abläufen
- Früher Funktionszugang
Nach Verfügbarkeit in der Pilotphase.
Schule
Für eine einzelne Schule mit bis zu 60 Honorarlehrkräften.
32 Europro Monat
- Bis zu 60 Honorarlehrkräfte
- Lehrkräfteakten
- Lehraufträge und Dokumente
- Honorarübersicht
- KSK-Sammlung
- GEMA-Vorgänge
Für Musikschulen, Tanz- und Kunstschulen.
Große Schule
Für Schulen und Volkshochschulen mit mehr als 60 Honorarlehrkräften.
59 Europro Monat
- Mehr als 60 Honorarlehrkräfte
- Alle Funktionen des Schultarifs
- Mehrere Verwaltungsbereiche
- Prüfungsmappe je Lehrkraft
- Fristenkalender
- Einführungsgespräch
Für größere Honorarstrukturen.
Alle Preise verstehen sich zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer, sofern diese anfällt. Monatlich kündbar.
Fragen aus der Verwaltung
Was Sie vor dem Einsatz wissen sollten
Hier finden Sie Antworten zu Einsatzbereich, Rechtsrahmen und Pilotphase von Honorarmappe.
Ihre Frage ist nicht dabei?
Beschreiben Sie kurz Ihre Schulform, die Zahl Ihrer Honorarlehrkräfte und den aktuellen Ablauf. Wir sagen offen, ob Honorarmappe dafür geeignet ist.
Frage stellenErsetzt Honorarmappe die Prüfung des Status von Lehrkräften?
Nein. Die Frage, ob eine Tätigkeit selbständig oder abhängig beschäftigt ausgeübt wird, ist immer anhand des Einzelfalls zu beurteilen. Honorarmappe hilft, Aufträge, Unterlagen und Abrechnungen geordnet zu dokumentieren.
Ist Honorarmappe nur für Musikschulen gedacht?
Nein. Die Anwendung richtet sich auch an Volkshochschulen, Tanzschulen und Kunstschulen mit Honorarlehrkräften. Entscheidend ist, dass Lehraufträge und Honorare wiederkehrend verwaltet werden.
Wie unterstützt die Anwendung bei der Künstlersozialkasse?
Honorarmappe sammelt und ordnet Entgelte je Lehrkraft und Vorgang. Ob ein Entgelt abgabepflichtig ist, muss der Träger anhand seiner konkreten Tätigkeit und der gesetzlichen Vorgaben prüfen.
Kann ich Unterlagen für eine Betriebsprüfung bereitstellen?
Sie können die zu einer Lehrkraft und einem Auftrag gehörenden Unterlagen strukturiert zusammenstellen. Die Anwendung garantiert kein Prüfergebnis und ersetzt keine Beratung durch Steuerberater oder Rechtsanwälte.
Unterstützt Honorarmappe GEMA-Meldungen?
Sie können Angaben zu Vorspielen, Konzerten und zugehörigen Vorgängen geordnet festhalten. Die konkrete Meldung und die Tarife richten sich nach den Vorgaben der GEMA.
Was bedeutet Pilotphase?
Honorarmappe wird mit einer begrenzten Zahl von Erstanwendern weiterentwickelt. Interessierte Schulen erhalten eine Vorführung und können ihre Anforderungen vor einem Einsatz besprechen.
Wo werden die Daten verarbeitet?
Die konkrete Ausgestaltung der Datenverarbeitung wird vor dem Einsatz transparent erläutert. Für die Prüfung Ihrer Anforderungen stellen wir die erforderlichen Informationen im Gespräch bereit.
Honorarmappe Magazin
Einordnungen für Lehrauftrag und Honorar
Fachbeiträge zu Statusfragen, Künstlersozialabgabe, GEMA und geordneter Dokumentation in Bildungseinrichtungen.
Sieben Fehler in der Honorarverwaltung vor der Prüfung
Betriebsprüfungen scheitern selten an einem einzelnen Dokument, sondern an Brüchen zwischen Auftrag, Unterricht und Zahlung. Diese Fehleranalyse ordnet Folge und Gegenmittel für jede typische Lücke zu.
Prüflücken erkennen
Künstlersozialabgabe für Bildungsträger verständlich erklärt
Der Einstieg erklärt Abgabe, Entgelt und abgabepflichtige Verwertung in der Sprache von Musik- und Kunstschulen. So können Verwaltungen ihre Honorare fachlich vorsortieren, bevor sie melden.
Abgabe verstehen
GEMA Meldung für Vorspiele Schritt für Schritt erledigen
Vorspiele und Konzerte benötigen eine klare Veranstaltungsakte, wenn geschützte Musik öffentlich wiedergegeben wird. Dieser Leitfaden führt von der Programmplanung bis zur abgelegten Musikfolgeliste.
Vorspiel anmeldenUnverbindlich anfragen
Zeigen Sie uns Ihre heutige Honorarablage
In einer Vorführung gehen wir den Weg vom Lehrauftrag bis zur KSK-Meldung anhand Ihres Verwaltungsalltags durch. Sie erfahren, welche Abläufe Honorarmappe abbilden kann und was in der Pilotphase noch offen ist.
- Wir fragen nach Schulform und Honorarstruktur.
- Wir zeigen die passenden Vorgänge im System.
- Wir besprechen Pilotzugang oder Tarif.
Anfrage zu Honorarmappe
Schildern Sie kurz, wie Sie Lehraufträge, Honorarabrechnungen und KSK-Entgelte heute führen. Eine knappe Beschreibung genügt für die erste Einschätzung.